Компьютерная система «Регистрация Документов Организации 3.0»

Инструкция пользователю

1. Общие положения

Система спроектирована объединением «Araxgroup», г. Москва. Распространяется бесплатно.
Описание процесса установки можно посмотреть по адресу:
http://www.araxgroup.ru/setup.htm
Руководство пользователя представлено по адресу:
http://www.araxgroup.ru/Ur_opis/Glava5/1_razd/1/Index_1.htm
Файл дистрибутива: doks.exe
По умолчанию программа устанавливается в папку:   Program Files\doks30
Запускающий файл: vxis.exe

В случае, если отсутствуют библиотеки MS Visual Fox Pro, то при первом запуске программы  может появиться сообщение "Cannot locate Microsoft Visual Fox Pro library". Тогда необходимо скачать  дистрибутив "Библиотеки MS Visual Fox Pro 9.0" (размер 8Мб) по адресу http://www.araxgroup.ru/libs9X.exe, и установить его для добавления в Windows всех необходимых библиотек.

При работе с программой в сети необходимо произвести инсталляцию библиотек  на каждом компьютере, где будет запускаться программа. После этого установить программу на "сервер" и  запускать через "ярлык" с "сервера". Права доступа к папке с программой для всех  работающих с программой должны быть полные. Ярлык лучше выводить через сетевой диск.

При запуске будет предложено ввести имя пользователя и пароль:
Имя пользователя по умолчанию:  1
Пароль по умолчанию:        1

2. Интерфейс

Добавить/изменить имя пользователя/пароль. Пункт меню Сервис/Изменение пользователя и пароля. Перед началом работы заполните реквизиты организации в меню Сервис-Организации и сделайте ее текущей.

Пункт меню "Сервис–Настройка автозаполнения". При проставленной галочке "Включить автозаполнение" при дабавлении новых записей в журналах входящих, исходящих и внутренних документов номер формируется автоматически по правилу: ПРЕФИКС+НОМЕР СЧЕТЧИКА для соответствующего журнала. Возможно изменение номеров счетчиков и префиксов для журналов входящих, исходящих и внутренних документов.
Пункт меню "Сервис–Настройка интерфейса". Можно отключить заставку, вход по паролю, настроить напоминание по сроку исполнения для ответственных исполнителей первого и  второго уровня для входящих и внутренних документов, изменить  цвет оповещения по  дате контроля  в журналах.

Пункт меню "Сервис-Архивация". Резервное копирование базы в выбранную папку (носитель). Для загрузке из архива/предыдущих версий выберите пункт меню "Сервис-загрузка из архива/предыдущих версий" и следуйте инструкциям. При загрузке текущая база программы будет удалена.

Пункт Меню Регистрация-Входящие/Исходящие/Внутренние. Имеется три закладки: Входящие, Исходящие и Внутренние документы.
Входящая корреспонденция: возможность выборки по году, месяцу, типу документа.

• Кнопка "Добавить пункт" – добавление входящего.
• Кнопка "Удалить пункт" – удаление входящего.
• Кнопка "Карточка" – просмотр информации по входящему, удобный доступ (вставка фото входящего только из карточки).
• Кнопка "Все записи" – показать все записи журнала.
• Кнопка "Печать" – печать журнала входящих.
• Кнопка "ПОИСК" – поиск по журналу входящих по типу носителя, отправителю, получателю, теме, местонахождению.
• Кнопка "Приложения" – Приложения к входящему с возможностью вставки фото.
Движение:
• Кнопка "Ответственные 1-го уровня" – список ответственных 1-го уровня за исполнение резолюции по входящему.
• Кнопка "Ответственные 2-го уровня" – список ответственных 2-го уровня за исполнение резолюции по входящему.
Исходящая корреспонденция: возможность выборки по году, месяцу, типу документа.
• Кнопка "Добавить пункт" – добавление исходящего.
• Кнопка "Удалить пункт" – удаление исходящего.
• Кнопка "Карточка" – просмотр информации по исходящему, удобный доступ (вставка фото исходящего только из карточки).
• Кнопка "Все записи" –  показать все записи журнала.
• Кнопка "Печать" – печать журнала исходящих.
• Кнопка "Поиск" – поиск по журналу исходящих по типу носителя, отправителю, получателю, исполнителю, теме, местонахождению.
• Кнопка "Приложения" – приложения к исходящему с возможностью вставки фото.
Внутренние документы: возможность выборки по году, месяцу, типу документа.
• Кнопка "Добавить пункт" – добавление документа.
• Кнопка "Удалить пункт" – удаление документа.
• Кнопка "Карточка" – просмотр информации по документу, удобный доступ (вставка фото документа только из карточки).
• Кнопка "Все записи" – показать все записи журнала.
• Кнопка "Печать" – печать журнала внутренних документов.
• Кнопка "Поиск" – поиск по журналу внутренних документов по наименованию, инициатору, на кого распространяется, содержанию, местонахождению.
• Кнопка "Приложения" – приложения к внутреннему документу с возможностью вставки фото.
Движение:
• Кнопка "Ответственные 1-го уровня" – список ответственных 1-го уровня за исполнение резолюции по внутреннему документу.
• Кнопка "Ответственные 2-го уровня" – список ответственных 1-го уровня за исполнение резолюции по внутреннему документу.
3. Шаблоны карточек при работе в MS Word

Шаблон карточки *.DOT: в меню Сервис-Настройки программы при установленной галочке "Карточки в MS Word на базе шаблонов" имеется возможность добавлять/редактировать шаблоны.

Правила создания шаблонов в MS WORD
Создаем файл шаблона (новый либо из уже существующих); в качестве вставляемых объектов в документ Word используются  "Поля формы". Для этого надо активизировать в MS Word специальный ToolBar с именем "Формы" (Пункт главного меню "Вид-Панели инструментов-Формы").

Нажмите на панели инструментов "Формы" иконку с буквой "a" для включения затенения полей формы. Вставляем курсор на нужное место в шаблоне и нажимаем на панели инструментов "Формы" самую левую иконку с буквами "ab". В текущее место шаблона будет вставлен специальный объект "Поле формы".

Дважды щелкните левой клавишей мыши по "Полю формы" и откроется дополнительное окно свойств этого объекта. Сейчас нас интересует его свойство "Закладка". Это и будет символьное обозначение объекта, по которому к нему можно будет обратиться из программы. Это обозначение (закладка) может быть любое. Единственное ограничение - оно должно быть уникально в пределах всего шаблона (впрочем, за этим проследит сам Word).

Соответствие значений закладок полям программы
Входящая корреспонденция
ТП_1: № входящего
ТП_2: Дата входящего
ТП_3: Дата входящего в формате ЧЧ месяц ГГГ
ТП_4: Носитель
ТП_5: Тип документа
ТП_6: Отправитель
ТП_7: № исходящего
ТП_8: Дата исходящего
ТП_9: Получатель
ТП_10: Наименование документа
ТП_11: Краткое содержание документа
ТП_12: Исполнитель
ТП_13: Дата наложения резолюции
ТП_14: Резолюция
ТП_15: Наш исходящий номер
ТП_16: Дата нашего исходящего
ТП_17: Дата исполнения
ТП_25: Дата контроля
ТП_18: Контроль
ТП_19: Отметка об исполнении
ТП_20: Местонахождение (№ дела)
ТП_21: Количество экземпляров
ТП_22: Количество листов
ТП_23: Номера страниц
ТП_24: Дата получения документа исполнителем

Исходящая корреспонденция
ТП_31: № исходящего
ТП_32: Дата исходящего
ТП_33: Дата исходящего в формате ЧЧ месяц ГГГ
ТП_34: Номер входящего
ТП_35: Дата входящего
ТП_36: Носитель
ТП_37: Тип документа
ТП_38: Получатель
ТП_39: Отправитель
ТП_40: Исполнитель
ТП_41: Тема исходящего
ТП_42: Местонахождение (№ дела)
ТП_43: Дата контроля
ТП_44: Контроль
ТП_45: Количество экземпляров
ТП_46: Количество листов
ТП_47: Номера страниц
ТП_48: Дата исполнения
ТП_49: Наименование документа
Внутренние документы
ТП_61: № документа
ТП_62: Дата документа
ТП_63: Дата документа в формате ЧЧ месяц ГГГ
ТП_64: Дополнительный номер
ТП_65: Тип документа
ТП_66: Распространяется на
ТП_67: Инициатор
ТП_68: Исполнитель
ТП_69: Название
ТП_70: Содержание
ТП_71: Местонахождение
ТП_72: Дата контроля
ТП_73: Контроль
ТП_74: Количество экземпляров
ТП_75: Количество листов
ТП_76: Номера страниц
ТП_77: Дата получения документа исполнителем
ТП_78: Дата исполнения

Общие
ТП_100: Наименование организации

Для добавления новых записей используйте кнопки "Новый Документ", "Добавить пункт" в соответствующих журналах.
Для удаления записей используйте кнопки  "Удалить запись",  "Удалить" в соответствующих журналах.
Кнопка "Все записи" отображает все записи соответствующего журнала.
В полях, заполняемых из справочников, для вызова справочников дважды щелкните по соответствующему полю.

4. Групповое программное обеспечение

Термин групповое программное обеспечение – это свободно определяемое понятие, которое относится к типу прикладной программы, дающей возможность группам людей сотрудничать в целях создания, использования и распределения информации более эффективным способом. Групповое программное обеспечение развивается, исходя из двух базовых моделей: модели share (общая) и модели send (пересылка).

Модели группового программного обеспечения
Общая модель. Общая модель полагается на то, что документ или приложение базы данных находится в области, доступной для всех пользователей, т.е. совместно используются. При этом документ или приложение базы данных обычно размещают на файловом сервере. Если все пользователи имеют доступ к каталогу на файловом сервере, где размещается файл, все они могут работать с ним. Пользователь может обращается к файлу на сервере и открывать приложение для внесения добавлений, изменений и просмотра данных.
Модель пересылки. В модели пересылки информация перемещается или же отсылается пользователю. Обычно это происходит с применением электронной почты.
Интегрированная модель. Существует программное обеспечение, сочетающее в себе как модель пересылки, так и общую модель.

Модель жизненного цикла документов
Модель жизненного цикла СЭД является спиральной и включает в себя следующие этапы: создание/редактирование, движение, задача, мониторинг, архив. Жизненный цикл документа не должен обязательно включать в себя все этапы.
Создание/редактирование. Под созданием понимается либо непосредственное создание документа в СЭД и хранение его в БД документов, либо регистрация документа, хранящегося во «внешней» системе, например, ИАИС. После того, как документ создан на следующем витке документ на этом этапе будет редактироваться.
Движение. Документ после своего создания может быть отправлен другим пользователям СЭД для выполнения над ним определенных регламентом работ, например, согласование, подпись, редактирование, ознакомление и др. Такое состояние документа определяется правилами бизнеса в вузе, с одной стороны, и типом документа, с другой.
Задача. Активные документы могут порождать задачи, которые необходимо выполнить для того, чтобы отразить назначение (вид) документа. Такими задачами могут быть: поручение; контроль за выполнением предписания, содержащегося в документе и т.д. Этот этап жизненного цикла должен обеспечиваться подсистемой контроля за выполнением задачи.
Мониторинг. Под мониторингом понимается набор действий, обеспечивающих контроль над состоянием документа. Пользователь с соответствующими привилегиями должен в любой момент времени знать, в каком состоянии находится документ: редактируется, на подписи, на утверждении и т.д. Сюда же следует отнести функции подсистемы контроля за выполнением задачи.
Архив. «Отработанный» документ может быть сдан в электронный архив, где обеспечиваются функции хранения, поиска и доступа к документу в том случае, если он «может понадобиться» в дальнейшем.

Достоинства групповых систем работы с документацией

1. Система групповой работы с документами подразумевает под собой совокупность технических и программных компонентов, обеспечивающих возможность синхронной или асинхронной работы группы пользователей с одни источником информации.
2. Данные системы позволяет в режиме реального времени наблюдать за всеми происходящими в системе электронного документооборота предприятия событиями –подготовкой документов, согласованием, утверждением документов, обсуждением хода работ и т.п. Любая новая информация по документу – факт визирования или утверждения документа, поступление платежа, замечание или вопрос по документу, загрузка новой версии документа и т.п. – сразу появляется на экранах пользователей, имеющих право просмотра данного документа. С помощью этой системы можно организовывать дискуссионные группы между различными группами пользователей, в режиме реального времени обсуждать ход проектов или бизнес-процессов, и эти обсуждения будут сохранены вместе с карточкой документа и доступны только пользователям, имеющих право просмотра данного документа.
3. Можно обмениваться персональными сообщениями между пользователями и прямо в карточке документа или проекта создавать напоминания о будущих событиях, например, о предстоящих совещаниях и встречах.
4. Данные системы позволяют экономить время, человеческие и материальные ресурсы. В результате, появляется возможность для выполнения работы более качественно, с меньшими денежными затратами и в более короткие сроки.

Обеспечение безопасности при групповой работе с документами
Существует несколько основных пунктов в обеспечении безопасности групповой работы.
Обеспечение безопасности при пересылке информации по электронной почте включает в себя:

1. Защита от фальшивых адресов. От этого можно защититься с помощью использования шифрования для присоединения к письмам электронных подписей. Одним популярным методом является использование шифрования с открытыми ключами. Однонаправленная хэш-функция письма шифруется, используя секретный ключ отправителя. Получатель использует открытый ключ отправителя для расшифровки хэш-функции и сравнивает его с хэш-функцией, рассчитанной по полученному сообщению. Это гарантирует, что сообщение на самом деле написано отправителем, и не было изменено в пути.
2. 2. Защита от перехвата. От него можно защищаться с помощью шифрования содержимого сообщения или канала, по которому оно передается.

Чтобы обеспечить выполнение этих трех основополагающих условий и обеспечить защиту электронного обмена данными, необходимо принять некоторые меры безопасности.

1. Аутентификация информационных объектов, с которыми осуществляется связь.
2. Контроль доступа, дополняющий аутентификацию. Логический контроль доступа позволяет определять для каждого файла  и для каждой прикладной программы правомочных пользователей и их права.
3. Конфиденциальность. Обычно достигается криптографическими методами: информация кодируется так, чтобы оставаться непонятной для неправомочных лиц, а также лиц, не владеющих ключами к шифру.
4. Сохранение целостности информации – метод защиты от искажения или уничтожения чего-либо в данном сообщении. Использует сжатие информации и криптографию.
5. Метод восстановления, обеспечивающий работоспособность системы после устранения возникших проблем с безопасностью.
6. Метод защиты, который сохраняет информацию и дает возможность перезапустить систему при сбоях в сети и других угрозах безопасности.
7. Наблюдение за сетью. С помощью этого метода можно выявить отклонение от нормы технических параметров систем передачи информации (например, сбои в электропитании), а в некоторых случаях и попытки проникновения.
8. Ведение учетных журналов. Позволяет воспроизвести последовательность выполнения операций со стороны центральной системы или со стороны терминала.
9. Хронология. Дает возможность избежать повтора последовательности операций.  Этот метод является необходимой защитой в области перевода денежных средств. Он использует, прежде всего, проставление даты и времени и составление журнала порядка переводов с порядковыми номерами, определенными для каждого адресата (получателя).
10. Система безопасности отдельного информационного комплекса. Позволяет удостовериться, что совокупность систем делает только то, что должны делать. Чтобы добиться этого, прибегают к сертификационной оценке программного и аппаратного обеспечения.

Быстрым восстановлением данных в случае потери занимаются системы резервного копирования и восстановления данных.